Validação

1. Visão geral

O sistema registra os atendimentos do RH aos colaboradores — acolhimento, orientação, feedback, conflito, disciplinar, denúncia e desligamento — e guarda tudo na ficha da pessoa.

Não há gravação de áudio. O registro é escrito pelo atendente e o que dá força a ele é a ciência do colaborador: um e-mail de resumo nos casos mais leves, um termo assinado nos casos graves. O sistema gera esses documentos já preenchidos.

Tudo funciona no computador de vocês. Nenhum dado é enviado para fora do colégio.

2. Onde ficam os dados e como salvar

O sistema salva sozinho, a cada alteração — não existe botão "Salvar". O indicador no topo da tela mostra a situação: Salvo 14:32, Salvando… ou um aviso se algo deu errado.

Existem dois lugares onde os dados podem ficar. Você escolhe na primeira vez que abre o sistema:

Opção A — Arquivo no OneDrive recomendada

Todos os registros ficam em um único arquivo chamado atendimentos-rh.json, dentro da pasta do OneDrive. Como o OneDrive sincroniza, a equipe inteira do RH enxerga os mesmos dados.

1. Clique em "Criar arquivo de dados" na tela de primeira configuração.
2. Escolha a pasta do OneDrive compartilhada com o RH e confirme o nome atendimentos-rh.json.
3. Pronto. Daí em diante o sistema grava nesse arquivo automaticamente.

Opção B — Só neste navegador

Os dados ficam guardados apenas naquela máquina e naquele navegador. Funciona sempre, mas não sincroniza com ninguém e some se alguém limpar os dados de navegação.

Dá para começar assim para testar e depois migrar: vá em Configurações → Vincular arquivo. Os registros já criados vão junto.

3. Backup e restauração

Em Configurações → Baixar backup o sistema gera um arquivo com a data no nome, por exemplo backup-atendimentos-2026-09-01.json.

• Faça um backup por semana. Leva cinco segundos.
• Guarde fora da pasta do sistema — em outra pasta do OneDrive ou num pendrive. Backup na mesma pasta não protege contra apagar a pasta.
• Para restaurar, use Configurações → Importar backup.

4. Cadastrar colaboradores

É preciso ter ao menos um colaborador cadastrado antes de registrar o primeiro atendimento.

Um de cada vez: aba Colaboradores → Novo colaborador. Só o nome é obrigatório, mas a matrícula é o que liga a pessoa à folha de pagamento — vale preencher.

Vários de uma vez: aba Colaboradores → Importar planilha. Aceita arquivos .xlsx do Excel e .csv, sem precisar converter nada.

1. Não tem a planilha pronta? Clique em "Baixar modelo" para gerar um arquivo de exemplo já no formato certo.
2. A primeira linha precisa ter os títulos das colunas. O sistema reconhece variações: "Matrícula", "Registro" ou "Chapa" valem a mesma coisa; acento e maiúscula não importam.
3. Confira a prévia. Antes de gravar, o sistema mostra quantos serão criados, quantos atualizados e quantas linhas foram puladas.
4. Confirme. Nada é gravado até você clicar em "Importar".

Colunas que o sistema não usa (e-mail, telefone, data de admissão) são ignoradas — ele avisa quais foram.

5. Registrar um atendimento

Clique em Novo atendimento, no Painel ou na aba Atendimentos.

1. Número, data, hora e atendente já vêm preenchidos. A data fica travada depois de salvar — por isso registre no mesmo dia.
2. Escolha o colaborador e a categoria. Ao escolher a categoria, aparece uma faixa azul com as regras que se aplicam: qual nível de ciência, se precisa testemunha, quem pode acessar e por quantos anos o registro será guardado.
3. Preencha o motivo e a orientação do RH. São obrigatórios. Nas categorias de nível 3, a versão do colaborador também é — o sistema não deixa salvar sem ela.
4. Adicione os encaminhamentos com responsável e prazo. Sem esses dois, o encaminhamento não aparece no controle de pendências.
5. Registre a ciência e salve.

O campo Sigilo deve ser marcado como Sensível sempre que a conversa tocar saúde, filiação sindical, crença, opinião política ou vida privada. Esses assuntos têm proteção reforçada na LGPD.

6. Como escrever o relato

Sem áudio, o texto é a única versão do que aconteceu. A regra é uma só: registre o que uma câmera teria captado — comportamento observável e fala reproduzida entre aspas. Nunca a sua leitura do que a pessoa sentia ou pretendia.

A da esquerda é opinião e pode ser contestada inteira. A da direita é fato, e sustenta sozinha uma medida posterior.

Quatro hábitos que valem por um manual:

• Fala citada entre aspas; o resto em terceira pessoa.
• Separe os lados: o que o colaborador disse vai num campo, o que o RH informou vai em outro.
• Registre a versão dele mesmo quando você discorda.
• Nada de diagnóstico. "Parece depressão", "está desmotivado", "tem problema em casa" não entram — além de subjetivo, cria dado sensível de saúde onde não precisava haver.

7. Ditado por voz

Em vez de digitar o relato, você pode falar. Clique dentro do campo de texto e pressione Windows + H. Fale normalmente e depois revise o texto.

Uma pessoa digita cerca de 40 palavras por minuto; falando, passa de 130. Um relato de 300 palavras cai de uns 8 minutos para menos de 3, já com a revisão.

No Windows 10 o atalho é Windows + Ctrl + S. Nos dois casos é preciso estar conectado à internet.

8. Gravar a conversa com o Office

A regra do sistema é registrar por escrito, sem áudio. Mas há casos em que a gravação se justifica — uma apuração de assédio, uma denúncia grave, um acordo que precisa ficar documentado palavra por palavra.

O sistema não grava sozinho. Ele é um arquivo local: a gravação é feita no Teams ou no Word, e o sistema guia o processo, emite o termo e guarda o registro de que houve áudio e de onde ele está. No formulário também existe o bloco Gravação em áudio — excepcional, com os mesmos campos, para quem prefere preencher direto.

Antes de gravar

1. Registre o atendimento normalmente e salve.
2. Abra o atendimento na lista e clique em "Gravar reunião".
3. Gere e imprima o termo pelo botão do passo 1 do painel.
4. Colha a assinatura antes de ligar o gravador. O sistema não deixa salvar os dados da gravação sem essa confirmação marcada.

Como gravar com o Microsoft 365

• Reunião do Teams recomendado — funciona mesmo no atendimento presencial: abra uma reunião do Teams num notebook na sala e ative Gravar e Transcrever. O Teams transcreve em português do Brasil e o arquivo vai direto para o SharePoint, já sob a permissão da pasta.
• Word na web — Transcrever — grave com o Gravador de Voz do Windows e depois abra o Word na web em Início → Ditar → Transcrever → Carregar áudio. O recurso já vem incluído na assinatura do Microsoft 365, separa os interlocutores e permite até 300 minutos de áudio enviado por mês, por usuário.

Depois de gravar

A transcrição automática é rascunho, nunca o registro oficial. Ela erra nomes próprios, siglas do colégio e trechos com duas pessoas falando junto. Quem atendeu lê, corrige e escreve o relato nos campos do atendimento — só então marque a transcrição como "Revisada e validada".

9. Ciência do colaborador: os três níveis

A categoria do atendimento define o nível. Você não decide na hora — a matriz decide.

Se o colaborador se recusar a assinar, isso não invalida a medida. Marque a ciência como Recusa registrada, preencha as testemunhas e gere o documento de recusa.

10. Imprimir para assinatura, e-mail, termo e recusa

Imprimir para assinatura está disponível em qualquer atendimento, seja qual for a categoria. Gera uma folha pronta, com o timbre do colégio, todos os dados do registro, campo de ressalva e as linhas de assinatura — é só imprimir e colher a assinatura, sem passar pelo Word.

Nas categorias de nível 3 a folha sai como Termo de Ciência, com a declaração completa, a frase de que assinar não implica concordância e as linhas de testemunha. Nas demais, sai como Registro de Atendimento, com uma declaração de ciência simples.

Abra o atendimento na lista. Os botões aparecem no topo, conforme o nível da categoria:

• Gerar e-mail de ciência — nível 2. Copie e cole no Outlook.
• Gerar termo — nível 3. Cole no Word com o timbre do colégio antes de imprimir.
• Gerar recusa — aparece quando a ciência está marcada como recusa.

Os textos já vêm preenchidos com os dados do atendimento: nome, matrícula, cargo, data, o que foi tratado, os encaminhamentos e o prazo de guarda. Use Copiar texto ou Imprimir.

11. Importar atendimentos antigos

Atendimentos registrados antes do sistema, no modelo Relatório de Atendimento / Colaborador, podem ser trazidos para dentro. Vá em Atendimentos → Importar documentos e selecione um ou vários arquivos de uma vez.

O sistema aceita .docx e PDF com texto. Ele lê o conteúdo e tenta preencher sozinho o colaborador (comparando com a base cadastrada), a data, a categoria, o motivo, a ata, os encaminhamentos e os profissionais presentes.

Documento com mais de um colaborador? O modelo permite vários nomes. Como o objetivo é a ficha individual, cada pessoa precisa do próprio registro — ao salvar o primeiro, o sistema pergunta se quer criar o seguinte com o mesmo conteúdo, mudando só a pessoa.

Documentos manuscritos ou digitalizados

Formulário preenchido à mão e fotografado não tem texto para o sistema ler — e OCR comum erra muito em letra cursiva. Esses arquivos entram na fila marcados como Manuscrito, com o botão Transcrever com IA.

1. Copie o pedido de transcrição pelo botão do painel.
2. Abra o Claude ou o Gemini, anexe a foto e cole o pedido. Os dois leem manuscrito razoavelmente bem.
3. Cole a resposta de volta. O sistema separa os campos e abre o formulário preenchido para você conferir.

Envio automático (opcional)

Em Configurações → Assistente de IA dá para cadastrar uma chave de API do Claude ou do Gemini. Com ela, o botão Transcrever automaticamente envia o documento e traz a transcrição sozinho — sem copiar, colar nem anexar.

A chave fica guardada só no navegador daquela máquina e nunca entra no arquivo de dados compartilhado. Use o botão Testar conexão depois de cadastrar. Se falhar, o caminho manual continua disponível no mesmo painel.

12. Revisar o texto com IA

Depois de escrever o registro, você pode pedir a uma IA que corrija a redação e gere um resumo em tópicos da conversa.

O sistema não se conecta a nenhuma IA. Ele monta o pedido pronto, você copia, cola no Claude ou no Gemini que já usa, e traz a resposta de volta. Não há chave de API para configurar nem cobrança extra — e nada sai do sistema sem você colar.

1. Confira o que vai sair. O painel mostra exatamente o texto que será copiado. Por padrão os nomes viram marcadores como [COLABORADOR], e voltam sozinhos ao aplicar.
2. Copie e cole. O botão copia as instruções e o texto juntos. Cole numa conversa nova e envie.
3. Traga a resposta. Cole a resposta completa no campo do passo 3 e escolha o que aplicar.

A resposta vem em três blocos: texto corrigido, resumo em tópicos e pontos de atenção — este último aponta trechos vagos ou que afirmam juízo sobre a pessoa em vez de fato observável, que é exatamente o que a seção 6 pede para evitar.

13. Painel e pendências

O bloco Últimos atendimentos mostra os dez mais recentes, do mais novo para o mais antigo. E dentro de cada atendimento, Histórico do colaborador lista os outros atendimentos da mesma pessoa — clique para ir direto a qualquer um.

O Painel mostra o que precisa de ação:

• Ciência pendente — atendimentos que ainda não tiveram e-mail enviado ou assinatura colhida.
• Encaminhamentos vencidos — combinados que passaram do prazo. Marque como feito abrindo o atendimento.
• Prazo de guarda vencido — registros que passaram do período definido para a categoria e devem ser avaliados para exclusão.

O número vermelho na aba Atendimentos soma as ciências pendentes e os encaminhamentos vencidos. Quando ele some, não há nada em atraso.

Em Atendimentos → Exportar CSV você gera uma planilha com todos os registros, que abre direto no Excel.

14. Configurações, operadores e matriz de categorias

Na aba Configurações você ajusta — e consulta a auditoria de acesso:

• Quem está usando este computador — o operador escolhido entra como responsável em todo atendimento criado nesta máquina. Dá para trocar também clicando no seu nome, no canto superior direito.
• Operadores e perfis de acesso — a equipe que usa o sistema e o que cada um pode fazer.
• Nome do colégio e e-mail do RH — aparecem nos documentos gerados.
• Matriz de categorias — para cada tipo de atendimento: o nível de ciência, se exige testemunha, quantos anos guardar e se a versão do colaborador é obrigatória.
• Limpar dados de teste — apaga os registros do treinamento para começar a valer.
• Auditoria de acesso — quem abriu o quê, quando.

Auditoria de acesso

A trilha registra consulta, não só alteração: quem abriu a ficha de qual colaborador, quem gerou termo ou e-mail, quem exportou dados, quem entrou no sistema, além de toda criação, edição e exclusão. Consultas repetidas do mesmo registro pela mesma pessoa em menos de 10 minutos contam uma vez, para a trilha não virar ruído.

Dá para filtrar por operador, ação e período, e exportar tudo em CSV. Exporte e guarde a cada semestre: a trilha guarda os 10.000 registros mais recentes e começa a descartar os antigos depois disso — o sistema avisa quando estiver perto.

Perfis de acesso

A primeira pessoa a configurar o sistema vira Master automaticamente. Sempre precisa existir ao menos um Master ativo — o sistema não deixa remover o último.

Limpar dados de teste

Depois de treinar a equipe, use Configurações → Apagar dados de teste para zerar a base. Você escolhe o que apagar (atendimentos, colaboradores, histórico) e precisa digitar APAGAR para liberar o botão. Colégio, operadores e matriz de categorias são preservados.

15. Limites e cuidados

• Não há senha. Quem abrir o arquivo vê tudo, e os perfis de acesso podem ser trocados por qualquer um no cabeçalho. Eles organizam o uso; a proteção real é a permissão da pasta no OneDrive — restrinja às pessoas autorizadas na política de atendimento.
• O atendente é declarado, não autenticado. O histórico registra o nome informado em Configurações, não uma identidade verificada.
• Duas pessoas editando ao mesmo tempo: o sistema detecta e bloqueia a gravação, oferecendo baixar uma cópia e recarregar — ninguém perde trabalho sem saber. A detecção depende de o OneDrive já ter sincronizado o arquivo; se a sincronização estiver atrasada, ainda pode surgir uma cópia em conflito. Combinem uma pessoa por vez.
• Excluir um atendimento é definitivo. O histórico registra que houve exclusão, mas o conteúdo não volta.
• O colaborador pode pedir cópia dos próprios dados, incluindo o registro do atendimento. Tenham um caminho definido para atender esse pedido.

16. Dúvidas frequentes

Preciso clicar em algum lugar para salvar?

Não. O sistema salva sozinho a cada alteração. Acompanhe pelo indicador no topo da tela.

Fechei sem querer. Perdi o que estava digitando?

O que já foi salvo está garantido. Um formulário aberto e não confirmado, não — por isso o sistema avisa antes de fechar com alterações pendentes.

O navegador está pedindo permissão do arquivo toda vez. É normal?

Sim. É uma proteção do navegador para arquivos do seu computador. Clique em "Reabrir e continuar".

Posso usar em duas máquinas?

Pode, desde que ambas apontem para o mesmo arquivo na pasta compartilhada. No modo "só neste navegador" cada máquina tem a sua base separada. Combine de usar uma pessoa por vez — veja a pergunta seguinte.

O que acontece se duas pessoas usarem ao mesmo tempo?

O sistema bloqueia a gravação em vez de apagar o trabalho do outro. Se alguém gravou depois que você abriu, aparece um aviso com a opção de baixar uma cópia do que você fez e recarregar a base. A cada 45 segundos ele também confere e avisa se a base mudou. Mesmo assim, o ideal é combinar quem registra o quê e recarregar a página ao sentar para trabalhar.

Posso usar no celular?

A tela se adapta, mas a gravação em arquivo e o ditado por voz funcionam melhor no computador. Para o uso diário, prefira o desktop.

Como faço para o gestor da área ver os atendimentos da equipe dele?

Cadastre-o como operador com perfil Consulta. Ele verá as telas em modo leitura, sem os atendimentos marcados como sensíveis de outras pessoas. Lembre que isso é convenção: quem tem o arquivo pode trocar de perfil.

Terminamos o treinamento. Como zero a base?

Configurações → Apagar dados de teste. Baixe o backup pelo botão da própria tela antes de confirmar.

Apaguei um colaborador por engano.

O sistema impede excluir quem tem atendimentos vinculados. Se realmente foi apagado, restaure o último backup.

Posso mudar as categorias?

Sim, em Configurações. Não é possível remover uma categoria que já esteja em uso por algum atendimento.

O que faço com um registro cujo prazo de guarda venceu?

Avalie com o jurídico e, se confirmado, exclua. A LGPD manda eliminar o dado quando a finalidade se esgota — guardar para sempre "por segurança" é o oposto de segurança.